2. Met wie en hoe

< | >

De eerste keuze is met welke leverancier je edi wilt gaan doen. De vraag naar edi kan vanuit verschillende
kanten komen: vanuit de leverancier of vanuit de retailer.
Sommige leveranciers willen alleen nog maar werken via edi omdat dit voor hen een standaardproces is.
Komt de keus vanuit jezelf als retailer, dan kun je het beste kiezen voor een leverancier met overzichtelijke
hoofd/artikelgroepen, niet te veel verschillende maatbalken, kleuren en merken. Weet je dat nog niet, vraag deze gegevens dan op bij de leverancier voordat je de keuze maakt. Die gegevens over
hoofd/artikelgroepen, maatbalken, kleuren en merken heb je in ieder geval nodig als je wilt starten met edi
voor een bepaalde leverancier.

Stap 1: kies met welke leverancier
Vraag sowieso hoofd/artikelgroepen, maatbalken, kleuren en merken op bij de leverancier.
Vraag ook naar de ILN nummers die de leverancier hanteert.
Vraag in welk formaat de leverancier de pricat/ordrsp/desadv aanlevert.
Vraag in welk formaat de leverancier de slsrpt/invrpt aangeleverd wil krijgen.

Stap 2: aanmaken/aanvullen stamgegevens leverancier
Waarschijnlijk heb je al leveranciers in easyVorasWindows staan en hoef je alleen het ILN nummer toe te
voegen bij de stamgegevens van deze leverancier. Is het een geheel nieuwe leverancier dan moet je de
leverancier aanmaken bij de stamgegevens en zul je ook merken, maten en kleuren toe moeten voegen,
maar daar komen we straks nog op terug.
Er zijn verschillende manieren om deze bestanden uit te wisselen tussen leverancier en retailer. De keuze is afhankelijk van persoonlijke voorkeur maar ook van het formaat bestand dat de leverancier aanlevert.

2.1 Bestandsindelingen

Je zou kunnen werken via een tussenpersoon, deze heb je nodig als het bestandsformaat van de zender
afwijkt van wat de ontvanger kan verwerken.
Er zijn 2 verschillende bestandsformaten binnen edi. We kennen de flatfile en we kennen de edifact file.
Het onderscheid is simpel, als je een edi bestand opent via kladblok of notepad kun je het goed zien:
– Flatfile begint met “ENV”,
– Edifactfile begint met UNA:+.? ‘
easyVorasWindows kan geen flatfiles inlezen. Als een leverancier dus flatfiles aanlevert, moet je via een
tussenpersoon werken die het omzet naar een edifactfile. Edifactfiles kan easyVorasWindows wel lezen, dan hoef je dus niet per se via een tussenpersoon te werken (het mag wel). Het voordeel van een tussenpersoon is dat deze tussenpersonen heel makkelijk bepaalde segmenten kunnen “ombouwen” (of “mappen”) naar segmenten waar bijvoorbeeld easyVorasWindows iets mee kan. Dan hoeven dus niet iedere keer maatwerkaanpassingen aan de software gedaan te worden, zodra een leverancier iets nieuws verzint, of iets verandert. Op een aantal segmenten komen we later nog terug.

2.2 Tussenpersonen

Er zijn verschillende tussenpersonen mogelijk. Het duitse Pranke is een van de grondleggers van edi, veel
grote leveranciers zijn bij Pranke aangesloten, maar niet allemaal. Pranke heeft software ontwikkeld die
eigenlijk ieder formaat edi bestanden om kan zetten naar het formaat dat wij willen. Dat kan dus heel handig zijn als de leverancier de bestanden niet in het gebruikelijke edifact formaat aanlevert.
In Nederland is Fashion United Indicia de onderaannemer van Pranke. Als retailer zul je een abonnement bij Fashion United Indicia moeten afsluiten als je via hen wilt werken. Stiekem maak je dan ook gebruik van het netwerk en de software van Pranke. Ook als de leverancier niet is aangesloten bij Pranke of Fashion United Indicia is het soms mogelijk om via Fashion United Indicia te werken, want op de achtergrond concurreren Pranke en Fashion United Indica ook een beetje met elkaar. Zie ook de pagina over Tussenpersonen.

Stap 3: kies hoe de gegevens uitgewisseld gaan worden en vraag de instellingen op om verbinding te
kunnen maken.

2.3 Identificatie zender en ontvanger (GLN/ILN)

Nu weten we met wie en hoe we edi gegevens willen uitwisselen, zijn de eerste keuzes gemaakt. Om nu de volgende actie te kunnen doen, moeten we even wat verder in de GLN nummers duiken.
>GLN staat voor Global Location Number, soms ook ILN (International Location Number genoemd). Iedere leverancier heeft zo’n nummer, soms wel meer dan één. Het GLN is als het ware naam, adres, postcode, plaats, en land in één cijfer. Als retailer heb jij ook zo’n nummer nodig anders kun je geen edi gaan doen. (zie ook GLN / EAN.
In de eerste regel van een pricat staat het GLN van de leverancier, maar ook het GLN van de retailer (de ontvanger). Ook in de andere edi bestanden staan deze nummers, zodat we weten van wie het komt en wie de ontvanger is van het bericht. Dit nummer is absoluut noodzakelijk als je via de nederlandse of duitse tussenpersoon gaat werken, maar ook als je via email of ftp de bestanden gaat uitwisselen is zo’n nummer heel handig. Leveranciers doen meestal zaken met meer dan een retailer, en het is wel fijn om te weten dat het bericht ook inderdaad voor jou bedoeld is en niet voor de buurman. Of dat de verkopen bij jou hebben plaatsgevonden en niet bij de buurman.

We duiken heel even in een edi bestandje, zodat je kunt zien dat er inderdaad een afzender in staat en een ontvanger. Je kunt een edi bestand open via kladblok of notepad. Ons voorbeeld is een edifactbestand want het bestand begint met UNA:+.? ‘ Het bovenste gedeelte noemen we een header, waarin staat van wie aan wie etcetera.

Het lijkt er op dat er een aantal dingen dubbel instaan, toch is dat niet zo. Als je bijvoorbeeld via een
inkoopcombinatie werkt dan zijn het GLN van de zender in de UNB regel (de inkoopcombinatie) en dat van de zender in de NAD+SU regel (de echte leverancier) verschillend.

Stap 4: vraag een eigen GLN aan.
Dit kan alleen nog maar via GS1.nl, niet meer bij easyPOS.
Vul dit nummer in bij je eigen bedrijfsgegevens onder stamgegevens.

< | >