GLN / EAN

De termen GLN en EAN komen zeer regelmatig voor als je het over Edi hebt. Het is eenzelfde 13 cijferig nummer maar de term GLN betreft bedrijven/afdelingen/filialen, EAN betreft artikelen.

GLN

GLN staat voor Global Location Number. Soms wordt ook de term ILN gebruikt, International Location Number en soms zelfs ook EAN. Dit nummer is een naam, adres, woonplaats in 1 getal van 13 cijfers. Zonder GLN kan geen Edi gedaan worden. Iedere leverancier heeft (minstens) 1 GLN en ook iedere retailer heeft ( minstens) 1 GLN.

Hoe krijg je een GLN?

Via GS1.nl kun je een of meerdere GS1-codes aan vragen. Als je een nummer aanvraagt krijg je een basisnummer waar 10 GS1-codes bij horen. Deze GS1-codes kun je als GLN’s gebruiken of als EAN’s. Je mag helemaal zelf weten welk nummer je kiest als hoofdGLN of aan welk filiaal je welk nummer toe wijst, maar je kunt later niet meer wisselen. Als je ze gebruikt als GLN kun je ze niet meer als artikel EAN gebruiken, andersom ook niet. De nummers moeten naar een uniek iets verwijzen.

De kosten zijn afhankelijk van de omzet van je bedrijf.

Meerdere GLN’s?

Als je meerdere locaties / winkels hebt, en je wilt de leverancier direct aan die locaties laten leveren, is het nodig om aan die locaties ook GLN’s toe te wijzen. Verdeel je alle leveringen zelf via een centraal magazijn, dan is dit niet per se noodzakelijk.

Je hebt altijd een hoofdGLN nodig, meestal wordt die toegewezen aan het magazijn. Een GLN per filiaal is wel heel makkelijk, er is dan geen verwarring over voor welk filiaal een bericht bestemd is. Je kunt het zien als wanneer iemand een brief stuurt naar easyPOS software met alleen het hoofdGLN. Dan weten wij bij easyPOS niet voor wie het bestemd is. Stuur je een brief met de GLN voor de supportafdeling, dan weten we dat de brief voor hen bestemd is. Die andere GLN is een soort ‘ter attentie van’. Het is dan nog steeds mogelijk om het bericht bij iemand anders neer te leggen binnen de organisatie van de hoofdGLN. 

Als we dit vertalen naar een winkel met filialen met eigen GLN’s gaat dit als volgt:
– een pakbon komt binnen voor filiaal 2, daar moet de levering ook naar toe, dus die kan direct ingelezen worden.
– een pakbon komt binnen met het hoofdGLN (magazijn). De pakbon kan ingelezen worden op het magazijn (filiaal 0), maar bij het inlezen kun je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld meteen te laten leveren op filiaal 3.
– een pakbon komt binnen met het GLN voor filiaal 3. Dit is een foutje, deze levering moet naar filiaal 2. Dit kan zonder probleem gewijzigd worden bij het inlezen.
– Dit geldt niet alleen voor pakbonnen, dit geldt ook voor ordrsp (orderbevestigingen). Bij pricats zal altijd het hoofdGLN gebruikt worden.

Als je geen GLN’s toe wijst aan de filialen, zullen pakbonnen en ordrsp’s altijd op het magazijn ingelezen worden. Je zult dan met interfiliaal boekingen de leveringen moeten verdelen over de filialen. Maar waarom zou je het niet doen? Je krijgt altijd 10 GS1-codes van GS1.

EAN

EAN nummers worden gebruikt voor producten/artikelen. De Europese standaard is een getal van 13 cijfers, maar ook de Amerikaanse UPC standaard van 12 cijfers kan verwerkt worden in easyVorasWIndows.

Iedere combinatie van model / kleur / maat heeft een eigen EAN. Op die manier kun je dus met 1 keer scannen meteen weten welk artikel van welke kleur van welke maat het is.