Flatfile converteren in easyVorasWindows

Veel leveranciers kunnen nog geen echte EDI doen, maar kunnen wel het bestand aanleveren zoals dat bijvoorbeeld door Fashion United of Pranke wordt gevraagd (we noemen dat standaard bestand een Flatfile). Soms is het los daarvan lastig/duur om de communicatie via deze tussenpersonen te laten verlopen, daarom is nu ook een mogelijkheid gemaakt om van dat standaard Flatfilebestand een basis pricat te maken, die daarna weer via de normale EDI pricat route ingelezen kan worden. Als leveranciers zo’n bestand aan kunnen leveren, hoeft er dus niet meer via een tussenpersoon gewerkt te worden. Dit wordt nu met succes gedaan voor bijvoorbeeld leverancier Donnay.

Segmenten negeren en wijzigen in easyVorasWindows

Sinds kort is het mogelijk om in easyVorasWindows segmenten te negeren of foutieve segmenten zodanig te wijzigen dat ze wel verwerkt kunnen worden.
Denk bij het negeren van segmenten bijvoorbeeld aan het volgende:
– de leverancier stuurt meerdere prijssegmenten mee (voor bijvoorbeeld Euro’s, Deens Kronen, en als laatste Zweedse Kronen.) Omdat de Zweedse Kroon als laatste staat zou in easyVorasWindows de prijs in Zweedse Kronen worden opgenomen. Door de Zweedse en Deense Kronen te negeren, krijg je toch de prijs in Euro’s easyVorasWindows.
– de leverancier stuurt 2 segmenten met 2 verschillende kleurcodes mee, waarvan je er maar 1 wilt gebruiken. Je kunt nu degene negeren die je niet wilt hebben.
Bij het wijzigen van segmenten kun je denken aan:
– de leverancier stuurt wel de verkoopprijs mee, maar die wordt niet herkend door easyVorasWindows. Door dit segment te wijzigen naar iets wat wel herkend wordt door easyVorasWindows kan de pricat toch verwerkt worden.
Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te bedenken. Neem gerust contact op met support (Lisette) om te kijken of en hoe dit ingericht kan worden voor jullie.

Welke alternatieven zijn er voor EDI?

– easyVorasOnline
Ook in onze online omgeving (easyPosOnline) is het mogelijk om EDI bestanden in te lezen. In vergelijking met easyVorasWindows is easyVorasOnline veel flexibeler, alle velden die in de pricat zitten, kunnen aan vrijwel alle velden in easyVorasOnline worden toegewezen.
Het maakt daarbij niet meer uit of de segmenten helemaal correct opgebouwd zijn, als ze maar consequent opgebouwd zijn. Als wij de instellingen van een leverancier kennen, zitten ze meteen in easyVorasOnline. Je kunt deze instellingen uiteraard aanpassen aan jouw persoonlijke voorkeur. Betreft voorlopig nog wel bestanden in edifact format en nog niet excel bestanden.

Binnen easyVorasWindows zijn er 2 alternatieven voor EDI. Beiden zijn als extra module beschikbaar binnen easyVorasWindows.
– Orderwriter (Fashion Cloud)
Orderwriter (voorheen Nyon Orderwriter) is een koppeling met een app voor je iPad, waarbij je voor bepaalde leveranciers kunt putten uit een online database met alle artikelgegevens inclusief fotos.
Het is ook mogelijk om zelf orders aan te maken, waarbij je zelf alle gegevens invult in de app (dus niet uit een bestaande database put).
Beide soorten orders kun je inlezen in easyVorasWindows, waarbij volgnummers worden aangemaakt en de order wordt toegevoegd.
– Algemene importer
De algemene importer is een manier om gegevens uit een excel bestand in te lezen in easyVorasWindows. Dit excelbstand moet aan bepaalde voorwaarden voldoen voordat je het in kunt lezen, en met name het goed krijgen van de maten en maatbalken kan wel eens lastig zijn. Voor gevorderde excel gebruikers is dit te doen.

– GS1 fashionbase
Een ander veelbelovend alternatief is GS1 fashionbase, waarbij GS1 het initiatief heeft genomen om van zoveel mogelijk leveranciers de artikelgegevens te verzamelen en beschikbaar te stellen voor retailers. Dit project is nog in de pilotfase en een daadwerkelijke koppeling met easyPosOnline is in de maak.

Ik heb het invrpt en slsrpt ingesteld maar de leverancier heeft niets ontvangen?

Dit kan aan meerdere dingen liggen, hier worden de meest voorkomende genoemd. We doen daarom eerst wat controles.
Ga easyConnect > Logbestand, helemaal onderaan zet je een vinkje in het vakje voor Uitgebreid. Dan ga je op zoek naar de uitvoering van het script export_edi_sales of export_edi_inventory.
Daar staat wat er gebeurd is bij het uitvoeren van het script. Als er staat:
– ‘Script uitgeschakeld -> al uitgevoerd deze …’ -> Dan moet je iets verder terug scrollen in het logbestand om de echte reden te vinden.
– ‘Script uitgeschakeld -> Uitvoer tussen: 9:00 en 9:15 uur’ -> Controleer of de computer met voras erop aanstaat op die tijd. Als de computer niet aanstaat, kan het script ook niet uitgevoerd worden. Pas de tijden aan of zet de computer eerder/later aan of uit.
– ‘export_edi_….pcs is uitgeschakeld…’ -> Ga easyConnect > Instellingen en zet het vinkje aan voor het betreffende script. Vergeet niet op te slaan.
– ‘Geen EAN(ILN)-nummer voor … ingevuld -> overgeslagen’ -> Ga dan naar Stamgegevens > Leveranciers of Stamgegevens > filialen en vul het ean/gln nummer in.
– ‘Fout: com.sun.mail.smtp …. ‘ -> Ga dan naar Import Export > Edi > Mail > Instellingen en pas de gegevens aan. Doe navraag bij degene die je mail heeft ingesteld.
– ‘Fout: javax.mail.SendFailedException: Invalid Addresses;’ -> Ga dan naar Stamgegevens > Leveranciers en vul daar een correct email adres in achter E-mail Edi bericht
– ‘Er zijn geen verkopen gevonden in de opgegeven periode!’ -> Dan is er ook geen slsrpt te maken en zal de leverancier ook niets ontvangen.
Daarnaast is het natuurlijk altijd nog mogelijk dat alles technisch correct is ingevuld maar dat het het verkeerde email adres of het verkeerde EAN is, daar zal geen foutmelding op gegeven worden, maar kun je natuurlijk altijd controleren hier op de site of bij de leverancier.

Hoe kan ik het invrpt en slsrpt instellen?

Controleer of je de modules Import/Export > Edi > Sales en/of Import/Export > Edi > Voorraad hebt in je menu in voras. Heb je die niet, dan kun je het beste contact opnemen met onze sales afdeling.
Heb je die menu opties wel, dan moet je nog een aantal dingen doen.
– Als eerste moet je bij die menu onderdelen, de instellingen per leverancier goed zetten. Wat die instellingen zijn kun je op deze site opzoeken.
– Ten tweede controleer je onder Stamgegevens > Leveranciers of er een emailadres is ingevuld achter E-mail Edi bericht. Controleer ook of er een EAN (ILN)-nummer ingevuld is.
– Als de instellingen en stamgegevens goed staan, ga je naar de menu optie easyConnect > Instellingen. Kies daar voor toevoegen.
– Kies voor het maken van een salesrapport bovenin voor export_edi_sales.pcs. Vul een omschrijving in en vul de gevraagde gegevens in. De tijden moet je invullen als 09:15 . Klik op doorgaan.
– Kies voor het maken van een voorraadrapport bovenin voor export_edi_inventory.pcs. Vul een omschrijving in en vul de gevraagde gegevens in. De tijden moet je invullen als 09:15 . Klik op doorgaan.
– Kies voor het verzenden van de rapporten via email bovenin voor send_edi_mail.pcs en vul het nummer van de leverancier in.
– Sla de wijzigingen op.
– Als laatste ga je naar Import Export > Edi > Mail > Instellingen. Daar vul je de gegevens in van de mailserver, je eigen email adres en indien nodig een gebruikersnaam en wachtwoord. Wat je hier precies in moet vullen kun je het beste navragen bij degene die ook je email heeft ingesteld of eventueel bij onze support afdeling.
Nu is alles ingesteld om bij het communiceren een slsrpt en een invrpt te maken en te versturen.

Kan ik een inkoopkorting laten toepassen met EDI?

Dat kan vanaf easyVorasWindows versie 20b via de ordrsp.
De leverancier moet dan in het ordrsp bestand de gewone (zonder korting) inkoopprijs meegeven.
Bij Import/Export > Edi > Orders > Instellingen kies je de juiste leverancier en kun je een kortingspercentage invullen. Dit percentage wordt in mindering gebracht op de inkoopprijs zoals die in de ordrsp staat.
Bij het inlezen van nieuwe Pricats van deze leverancier moet je dan wel aangeven dat de inkoopprijs niet overschreven mag worden bij bestaande artikelen. Zie hiervoor FAQ ‘De pricat overschrijft al mijn instellingen, wat kan ik daar aan doen?’

Bij het inlezen van de pricat zegt ie kleur ” is niet gevonden, hoe los ik dat op?

Bij de vertaaltabel heb je een vertaling voor de kleur gekozen die niet in de pricat staat, bijv vertaling op kleurcode als er alleen een kleuromschrijving in staat.
Ga naar de vertaaltabel van de betreffende leverancier en kies een andere optie bij de kleur. Als je nu de pricat probeert in te lezen zult je waarschijnlijk de melding krijgen Kleur ‘xxx’ niet gevonden… Deze kun je met dubbelklikken toevoegen.