De bestanden die we uit gaan wisselen hebben een bepaalde opbouw. Het meest uitgebreide bestand is de
pricat. Hierboven hebben we al een kijkje genomen in zo’n pricat en de header wat nader bekeken. Voordat
we de andere regels gaan bekijken, is het handig de samenhang tussen producten, artikelen, volgnummers, maten, eancodes en barcodes te begrijpen en hoe dat er dan in zo’n pricat uitziet.
3.1 Producten, artikelen, volgnummers, maten, eancodes en barcodes
Product, artikel, maat
- Een product is bijvoorbeeld een schoen van het model x.
- Artikelen zijn schoenen van dat model in de kleur blauw, of grijs, of oranje…
- Artikelen kunnen beschikbaar zijn in verschillende maten, bijv 36, 38, 40 etc
Volgnummers
- In easyVorasWindows is ieder artikel (dus iedere kleur) een apart volgnummer.
- In easyPOSOnline kunnen onder ieder volgnummer meerdere artikelen (meerdere kleuren) hangen. Dit hoeft niet per se.
Eancodes vs barcodes
- Eancodes zijn door de leverancier toegekende unieke identificatienummers die steeds een specifieke maat, specifieke kleur van een specifiek product identificeren. Dezelfde eancodes worden door de leverancier voor alle retailers gebruikt. Dit nummer is meestal een ean-nummer van 13 cijfers lang, heel soms een upc nummer van 12 cijfers lang, maar dat maakt voor de verwerking niet uit.
- Barcodes worden door easyPOS aangemaakt, en identificeren een specifieke maat van een specifiek volgnummer. Barcodes worden altijd aangemaakt, maakt niet uit of er ook een eancode is of niet. Barcodes zijn specifiek voor een volgnummer.
- Zowel de barcode als de eancode te scannen aan de kassa (als die zijn ingegeven natuurlijk).
Pricat
Een pricat is een bestand waarin per artikel, per maat en per kleur een aantal gegevens staan. Een oranje schoen, model x is verkrijgbaar in verschillende maten. In de pricat heeft deze schoen model x, in de kleur oranje in maat 36 een eigen Eancode. Dat is dus een ander nummer dan deze schoen model x in dezelfde maat maar in het blauw. En een ander nummer dan de schoen in dezelfde kleur maar een andere maat…
3.2 Opbouw LIN regels pricat bestand
Eerder hebben we al gekeken naar wat er in de header van een pricat staat. Na de header komen de
gegevens over/van de artikelen.
In de pricat heeft iedere eancode zijn eigen LIN segment. Zo’n LIN regel ziet er bijvoorbeeld zo uit:
De volgorde van de segmenten kan afwijken en ook welke segmenten er precies instaan kan afwijken, maar het begint altijd met LIN segment en eindigt altijd met het PGI+1′ segment.
In dit voorbeeld zie je de LIN regel van eancode 8718833244967. Dit is een sportschoen van het merk Asics,
van seizoen 2015, in de kleur donkerblauw/wit/oranje, maat 8H, model GEL-GAME 5 Clay, met een
inkoopsprijs van 40, en een adviesverkoopprijs van 80.
Voor zo’n zelfde schoen maar met maat 9 staat er ook een LIN regel in met een andere eancode. Voor een
zelfde schoen, zelfde maat maar een andere kleur staat er ook een LIN regel in met weer een andere code,
etc. etc..
3.3 Hoe leest Voras een pricat?
Als Voras een pricat inleest, wordt eerst gekeken of de eancode al bestaat. Zo ja dan wordt gekeken of de
maatbalk van dat volgnummer overeenkomt met de andere maten van dat product die in de pricat staan. Is
dat ook het geval dan wordt dat volgnummer geupdate.
Is de eancode onbekend of klopt de maatbalk niet, dan kijkt Voras aan de hand van de bestelcode, de
hoofdgroep, de artikelgroep, de leverancier, de maatbalk en de kleur of er al een volgnummer bestaat
waarbij dat allemaal hetzelfde is. Als zo’n volgnummer bestaat, wordt daar de eancode aan toegevoegd.
Bestaat dat nog niet dan wordt er een nieuw volgnummer aangemaakt.
De kans dat de bestelcode, de hoofdgroep, de artikelgroep, leverancier, (en vooral de) maatbalk en kleur
precies hetzelfde is als wat al ooit handmatig in Voras is gezet is heel klein. In de praktijk betekent het dus
dat er een nieuw volgnummer wordt aangemaakt voor een onbekende eancode. Bij de volgende eancode
worden de bestelcode enzo wel herkent en wordt die maat aan het nieuwe volgnummer toegevoegd.
3.4 Wel/geen eancodes in het huidige systeem
Als je net met edi begint kan het zijn dat je nog geen eancodes in het systeem hebt zitten. De eancodes zijn
die lange nummers die door de leverancier worden aangeleverd in de pricat (zie ook 3.1, 3.2 en 3.3) die
uniek zijn per model, per kleur en per maat. Hier kun je op 2 manieren mee om gaan: je kunt de eancodes
toevoegen aan bestaande volgnummers of je doet dat niet. Wij raden aan om het niet te doen.
Het invullen van eancodes bij bestaande volgnummers geeft veel problemen omdat de leverancier in 99%
van de gevallen maten aanlevert die niet passen op de bestaande maatbalken. De vertaaltabel goed in
richten is ook een crime omdat het niet mogelijk is om een maat te vertalen naar 2 verschillende
maatnummers (meer hierover in hoofdstuk 4.3). Kortom, je krijgt het eigenlijk nooit zoals je het zou willen hebben.
Het is waarschijnlijk minder werk (maar vooral overzichtelijker) om de bestaande voorraad over te zetten
naar de nieuwe volgnummers en nieuwe stickers/etiketten te printen. Je kunt hiervoor het overzicht Voorraad bestaand gebruiken.
Stap 5: eancodes invoeren of voorraad overzetten?
Wil je eancodes toevoegen aan bestaande nummers dan moet je dat doen vóór je het eerste pricat bestand
inleest. Wil je de voorraad over zetten dan doe je dat nadat je de pricat hebt ingelezen.